Interne en externe communicatie bij bedrijven

Zakendoen in het buitenland is een uitdaging en het is nog moeilijker als uw doelgroep uw commerciële documenten niet begrijpt of uw medewerkers niet voldoende bekend zijn met de zakelijke missie.

Zakelijke vertalingen helpen taalbarrières en culturele verschillen overbruggen. U hoeft alleen maar op zoek te gaan naar de juiste aanbieder van vertaaldiensten.

Laten we eens kijken wat zakelijke vertalingen zijn, welke typen zakelijke vertalingen we onderscheiden en wat uw mogelijkheden zijn om hoogwaardige vertalingen van uw zakelijke teksten te verkrijgen.

Wat is bedrijfsvertaling en waarom is het belangrijk?

Zakelijke vertaling is het proces van het omzetten van geschreven inhoud van de ene taal naar de andere voor zakelijke doeleinden. Het helpt taalbarrières te overwinnen en vergemakkelijkt de communicatie tussen zakelijke klanten, partners en teamleden die verschillende talen spreken. Op hun beurt kunnen deze partijen met elkaar samenwerken en hun respectieve zakelijke belangen bevorderen, zoals:

• Het sluiten van deals;
• Het vormen van strategisch partnerschappen;
• Samenwerken met collega's in andere landen of teams.

Zakelijke vertaling helpt organisaties ook om producten en diensten naar nieuwe markten te brengen en zo nieuwe klantsegmenten aan te boren. Dergelijke doelmarkten bevinden zich meestal in het buitenland, maar dat hoeft niet zo te zijn. Het kan ook gaan om mensen op de lokale geografische markt die een andere taal spreken dan de werktaal van het bedrijf.

Investeren in professionele zakelijke vertalingen kan een organisatie dus helpen meer klanten te bereiken, effectiever met partners samen te werken en uiteindelijk de omzet of winst te laten groeien.

Juridische vertaling

Denk aan de vertaling van documenten van juridische aard, zoals commerciële contracten, voorwaarden voor inkoop en verkoop en leningsovereenkomsten. Op directieniveau kan het gaan om informatiememorandums of aandeelhoudersovereenkomsten. Gezien de zeer technische aard van het recht moeten vertalers ervoor zorgen dat de beoogde betekenis behouden blijft bij het vertalen ervan.

Marketingvertaling

Het proces van het vertalen van marketingmateriaal naar de moedertaal van de beoogde klantgroepen. Deze materialen omvatten marketingcampagnes, storyboards, reclameteksten en websitecontent, video transcripties en ondertitels, en sociale media-inhoud zoals LinkedIn berichten of Instagram-updates voor de doelgroep.

Verkoopvertaling

Bij het vertalen van salesdocumenten kan het gaan om het vertalen van zakelijke powerpointpresentaties, offertes en productbeschrijvingen op verpakkingen.

Managementinformatie

De uitvoer van een zakelijke strategie vereist dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Om te voorkomen dat de verschillende geledingen in een bedrijf langs elkaar heen werken is het goed om de zakelijke visie, missie en achtergronden op elk niveau in de organisatie duidelijk te communiceren. Zeker als de organisatie zich over meerdere landen uitstrekt.

Technische documentatie

De vertaling van gebruikershandleidingen, technische specificaties, databladen, productdocumentatie en andere technische documenten. Als het gaat om technische vertaling, is het gebruik van geschikte vertalingen voor technische concepten en duidelijke communicatie van instructies en aanwijzingen van cruciaal belang. Dit is niet alleen nodig om een consequent hoog kwaliteitsniveau te handhaven, maar ook om ongelukken door gebrekkige werkinstructies te voorkomen.

Wij vertalen liever veiligheidsinstructies dan schaderapporten. Begin op tijd!

Vertaling van de website

Alhoewel dit type vertaling ook onder marketingvertaling hierboven geplaatst kan worden, nemen we deze los op omdat er zoveel meer komt kijken bij een websitevertaling die de verkoop écht moet aanjagen. Websitevertaling is meer dan de vertaling van bestemmingspagina's, blogberichten, of productbestanden. Om een internationaal klantenbestand te cultiveren moet de toon aansluiten bij de doelgroep, maar de website moet ook technisch in orde zijn in een andere taal. Wij merken dat dat niet altijd goed gaat, terwijl het een van de belangrijkste voorwaarden voor zakelijk succes is.

Het niveau van vertaalkwaliteit

Nauwkeurige vertaling is iets waar je absoluut niet op moet beknibbelen. Dat komt omdat uw vertalingen accuraat, cultureel gepast en leesbaar moeten zijn om u te helpen een positief merkimago en een positieve reputatie te behouden. Met dit in gedachten ishet goed om alleen leveranciers die vertalingen leveren met een hoge standaard te shortlisten. Maar, dat hoeft niet voor alle teksten. Waar uw dienstenbeschrijvingen perfect moeten zijn, kan het goed zijn dat een hoog kwaliteitsniveau niet nodig is voor bepaalde interne documenten. Door in die gevallen bijvoorbeeld machinevertaling met professionele menselijke revisie in te zetten bespaart u kosten. De organisatie waar u mee in zee gaat zou deze differentiatie moeten kunnen bieden. Bijvoorbeeld door het aanbieden van zowel ruwe machinevertalingen als ISO17100-gecertificeerd vertaalwerk.

Let op: dat een vertaalbureau beëdigde vertalingen levert zegt niets over de kwaliteit van het werk. Een beëdiging is een vertaling 'naar beste kunnen'. Dat is waar de vertaler voor tekent. Het is van belang bij het vertalen van diploma's of persoonlijke documenten voor gebruik bij overheden of buitenlandse opleidingsinstituten. Als u zeker wilt weten dat de vertaling op en top is, kies dan voor het eerdergenoemde ISO-kwaliteitsniveau. Daarbij worden wél eisen gesteld aan de inhoudelijke juistheid van de vertaling.

Prijzen

Naast het controleren van de officiële vertaaltarieven van een aanbieder, kunt u offertes opvragen zodat u een nauwkeurig beeld krijgt van de kosten voor uw project. In de vertaalwereld geldt het adagium 'tijd is geld'. U zou korting moeten krijgen voor teksten die niet urgent vertaald hoeven te worden.

En voor grote teksten geldt hetzelfde. Machinevertalingen met post-editing zouden ongeveer de helft mogen kosten van reguliere vertalingen. Let ook op dat uw vertaalbureau u niet laat betalen voor menselijke vertalingen en in de kleine lettertjes formuleert dat er omwille van kwaliteit mogelijk tóch machinevertalingen worden gebruikt. Vraag om de garantie dat als u betaalt voor een volledig professionele menselijke vertaling, u die ook krijgt en niet een tekst uit een vertaalmachine zoals ChatGPT of DeepL bijvoorbeeld.

De geschatte doorlooptijd

Dit is het aantal uren dat u moet wachten tot u de vertalingen ontvangt. Zakelijke vertaaldiensten noemen doorgaans een standaard doorlooptijd voor het vertaalproces en rekenen toeslagen of andere extra kosten als u uw vertalingen eerder wilt laten leveren. Vertaalbedrijven als Fasttranslator bieden voor elke opdracht meerdere levermomenten. De keuze is dan aan u als klant.

De deskundigheid van de vertalers en revisors die met de tekst aan de slag gaan

Deze deskundigheid geldt niet alleen voor hun ervaring met het vertalen van het talenpaar in kwestie, maar ook voor hun bekendheid met het onderwerp. Deze factor is van cruciaal belang als u bijvoorbeeld zeer vaktechnische documenten wilt vertalen.

Maar met de komst van machinevertalingen met menselijke nabewerking speelt dit ook op een ander terrein. De keuze voor de juiste vertaalmachine (in vakterminologie: het juiste Large Language Model, LLM) is ook bepalend voor de kwaliteit van de output. Een algorithme dat is getraind met bijvoorbeeld technische teksten leent zich niet voor het vertalen van een medische tekst. De vertaaldienst en de professionals die de bestanden voorbereiden zoals language engineers dienen te beschikken over kennis van de beschikbare taalmodellen. Op die manier wordt de kwaliteit geoptimaliseerd.

Geheimhouding

Waar slaat het vertaalbureau zijn data op? In de EU? Of daarbuiten? Wordt er gebruik gemaakt van clouddiensten, of heeft het bureau zelf servers in gebruik op uw grondgebied. Het maakt uit, omdat in het buitenland vaak andere regels gelden voor toegang tot de data.

Bedrijfsgeheimen horen niet bij uw concurrent terecht te komen, omdat uw vertaalbureau de vertaling uitbesteed aan vertaalbureaus in China. Zijn de vertalers aan geheimhouding gebonden? Dat soort zaken moeten goed geregeld zijn.

Flexibiliteit en schaalbaarheid van de aanbieder

Naarmate uw bedrijf groeit, kan ook de omvang van uw vertaalbehoefte toenemen. Overweeg of de door u gekozen vertaaldienst de toegenomen reikwijdte van het werk aankan, simpelweg door grote beschikbaarbeid van vertalers, vertaalmachines op verschillende vakgebieden, revisors en projectmanagers. Ook biedt een vertaalbureau met vestigingen in verschillende landen of in andere tijdzones schaalvoordelen doordat u bijvoorbeeld op feestdagen toch kunt beschikken over de juiste resources. En, selecteer een bureau dat alle talen kan leveren. U weet maar nooit, misschien is de volgende uitbreidingsslag wel gericht op een land in Afrika, met een taal waar u tot nu toe nog niet van gehoord had.